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办公室搬家方案计划流程
来源:韦柏国际
时间:2019-01-05

  通常企业在正常的经营过程中,总是避免了一些不可变的因素而需要将办公地址另迁其他地方,比如像公司规模扩大,由于公司发展老的上班地址不方便,再或者公司成立新公司等原因,总之生活中这样的事情是少不了的。


大型办公室搬迁


大型办公室搬迁


  很多在公司负责行政的负责人,都是经历过办公室搬家后,才知道这是多大的一个工程。办公室搬家的流程和计划,如果不是事先准备好,临时仓促搬的话,届时会发现搬完之后有非常多的东西需要去做的,因此,韦柏国际建议所有有办公室搬家需求的朋友,都必须好好阅读以下这些攻略:

  搬家流程详情(搬家前的工作)

  一、排列出各部门搬家的时间表;

  二、在正式搬家工作开始前,由我公司组织对各部门搬家负责人进行搬家事宜的讲解(说明会);

  讲解的目的是向大家通报搬家的时间表、搬家顺序、资料箱的使用方法、标签如何填写、标签应该贴在什么位置、重要部门物品搬家应注意的事项和准备工作,明确搬运过程中发生问题时双方的具体负责人及解决方法等;

  三、根据搬家时间,由我公司将各部门所需资料箱和其他材料提前5天送至指定位置,并填写交接单;

  四、在搬家的前一天,由我公司安排专业人员对各部门的电脑、复印机、打印机等办公设备进行包装、装箱及对各部门的标签贴置位置、内容是否规范进行检查,并对新旧地址的公共设施进行相应的保护(电梯间、地毯通道、大理石地面等);

  五、为保证搬家时搬运车辆能有效停靠在物品出入口处、其他搬运车辆的等候停放区的有效使用,以及确保专用电梯的有效使用,贵所有关的负责人应先行和有关部门联系办理;

  六、搬家前双方应确定双方搬家主要负责人、新旧地址负责人的姓名和电话,以便沟通协调,使问题在第一时间得到解决;

  七、被搬家公司应向我公司提供各部门员工所在新址的位置和工位的平面图;

  平面图应标注部门编号、实际工位号,每个工位的醒目位置上也必须写出使用者的姓名、工位号以及部门。使物品到达新址后一次性准确入位,避免重复搬运;

  八、 将文件柜内、工位办公桌上、工位小推柜和抽屉内的资料要提前装入箱子内,使家具处于空置状态以便利于搬运和保证物品的安全(笔记本电脑以及个人贵重物品请自行搬运)。

  九、私人物品应由个人携带,我司不对私人物品承担运输、丢失和损坏的赔偿责任。

  搬家流程详情(搬家中的工作)

  一、严格按照搬家时间表对各部门进行搬运。

  二、各部门在搬出地和搬入地分别安排至少一名负责人在装车和卸车的时候与我公司人员核发、签收物品数量和运单;

  我们知道,物品能否安全、完整地到达目的地,关键是要对物品在整个渠道流通过程中的监督追踪是否有力,所以在装车时,我们将严格使用装车清单和运单与贵所相关人员同步进行统计,核对后双方在单据上签字。重要物品和资料在装车完毕后,还要使用车辆铅封进行封锁,并要求贵所人员记录铅封号码计入装车单中。车辆到达新址后,首先将车辆清单交予贵所负责人员手中,负责人应第一时间查看铅封号码是否与单据上所记录的一致,如果没有异常,则可以按照装车清单上记录的物品进行卸车,数量完全一致后当即签字予以确认(如发生物品的损坏或丢失应在运单上填写具体情况并双方签字确认)。

  三、物品到达新址后,按照部门员工座位平面图进行归位;

  物品卸车后,由专用搬运通道运至电梯内并运送到相应的楼层,在相应的楼层电梯出口处,我们将事先放置引导牌,引导物品走最短的路线到达相应区域。在楼层内,我们还将安排督导人员,以图纸为信息根据搬运人员报出所搬物品的号码,指导搬运就位。

  四、工位及家具虽已编制了识别号码并且与使用者的姓名一致,但我公司根据以往经验仍不排除工位号与姓名有不符的现象出现,为此应该事先采取措施:

  1.填写标签时,应以新址的工位或房间号为准,不能填写搬出地点的房间号。

  2.在各楼层提前选定一个房间,作为没有标签(含丢失)或标签上的信息找不到工位的物品的临时存放地点,该房间钥匙应由贵所相关负责人保管。

  五、搬家公司保证物品安全的措施:

  1、运输车辆采用全封闭、绿色环保标志的车辆运输;

  2、提前对运输工具进行检查,发现问题及时排除或更换;

  3、搬运资料设备和电脑时,使用小推车搬运,避免货物散落;

  4、搬运过程中,坚决杜绝野蛮装卸,装车时按照先大后小,下重上轻的码放原则码放货物;

  5、运输时,车辆平稳起步,途中匀速行驶,避免较大颠簸,确保物品安全到达新址 ;

  6、搬运人员对所搬运的物品要严格按照标识及相应的操作规范作业,在保证物品属性安全的前提下合理码放、装卸、搬运作业;

  7、对易碎物品设专位码放;

  8、装卸货物时,必须提离地面装卸,禁止在地面上推、拖货物;

  9、使用小推车作业时,车、货在前,人在后,避免摔货;

  10、装车时贵所要求的装车方式不符合我方装车规定的,我方有权劝说改变其装车方式,如还不能达成一致时,双方需在我方工作单上说明原因,并签字承诺由此在运输过程中产生物品的损坏承运方不承担任何责任。

  11、重要部门的物品,如:财务部、档案部和贵重物品(含服务器等)需贵所派专人全程监护,如搬运过程中未提出任何疑意(即搬运全过程中物品是否发生整件丢失、外包装损坏或开封以及搬运过程中是否发生碰撞和重大颠簸),双方签字确认,签字确认后发生任何问题我方不承担任何责任;

  12、搬家现场除双方搬家负责人外,任何部门人员无权指挥搬家工作;

  13、我方工作人员不得擅自进入搬家工作面以外的任何区域(洗手间除外),否则贵所有权 扣留并追究违反规定人员的责任。

  14、每辆车在装载物品时,由现场督导员与各部门联络人同步进行物品统计;

  六、搬家涉及的服务内容介绍

  所有运输车辆为绿色环保标志的箱式货车,每车最少配备多辆小推车,多块搬家专用毛毯,每车配备多名搬运工(不含司机)。

  七、电脑IT设备及贵重物品包装/装箱具体操作步骤:

  1.在电脑IT设备及贵重物品开始进行裸机包装前,使用者应首先将机内数据进行备份,保密等级高的可将硬盘提前拆掉,自行携带。

  2.断电处理,使电脑和IT设备在包装前处于无电且保证人身安全的前提下进行。

  3.电脑IT设备在搬运前进行裸机包装,然后将各附件一并装入箱内,并且每套电脑IT设备都给予唯一识别号码,一律采用包装后装箱的方法操作。包装时我们使用防静电气垫膜材料进行两层包装和衬垫。

  4.由使用者先行用口贴纸将部门、姓名、新址工位号信息填写后粘贴在显示器右上角。

  5.我司包装人员将电脑装入箱内,然后根据使用者先行贴住的信息第二次填写专用搬家标签贴在箱子外侧。

  6.在搬运过程中我们只对电脑和机房设备的外包装是否完好负责任,如外包装开封或损坏造成物品的损坏或丢失双方应在我公司运单上填写有关情况,以此作为我公司赔付的依据。

  搬家流程详情(搬家后的工作)

  一、物品搬运结束后,三日内双方进行单据核对(包括运输单据、贵所使用材料的交接单等),以其作为服务费结算依据。

  二、物品搬运结束后,如发现物品有损坏或丢失,其赔偿方式为:

  1.被服务方按我公司的要求进行投保的物品(以物品的投保清单为准),如发生损坏或丢失,按照保险公司有关规定进行赔偿,我公司积极协助办理保险公司所需有关证明材料,使得贵所能够及时得到赔付。

  2.被服务方未按我公司要求进行投保的物品,如发生损坏或丢失,我公司按每件最高赔偿额500元进行赔付。

  3.普通物品,如因我方人为因素造成的损坏或丢失,可修复的我方以修复为主,无法修复或丢失的,我公司按物品的现存价值赔付。

  搬家公司服务费结算方式

  单据核对完毕后,如双方无异议,三日内双方结清所有账目,特殊情况双方沟通确定。

  密密麻麻地看了这么多关于办公室搬家的内容,是不是瞬间也觉得好心塞呢?其实不然,主要您事先做好了准备,加上找专业的搬家公司作为配合,一切都是很简单的。不过有一点,现在搬家公司服务良莠不齐,要找专业的必须找经验丰富的,韦柏国际,具有国际大型办公室搬迁管理经验,在办公室搬迁有30多年的经验,强烈推荐!


以上是韦柏国际搬家为您带来的《办公室搬家方案计划流程》全部内容,韦柏国际希望可为您提供有价值的信息。

韦柏国际(Vanpac GroupAsia), 一站式搬迁服务提供商。是亚洲最好的国家搬运集团,在远东地区拥有15个地点,迄今已有超过30年历史,韦柏国家已经发展成为亚洲最大,最强大的搬运集团之一,经过多年发展,竭诚为广大移民,留学生,外教,伴亲,外籍在华企业及出国/回国人士等提供最专业的国际私人运输解决方案,服务项目有:国内/国际搬家,办公室搬迁,宠物托运,国际海运/空运,文件档案存储/货物仓储,家具家私/私人物品/行李跨国托运,搬家到世界各地的门到门服务,业务范围覆盖全球近百个国家/地区。

相关服务咨询,请拨打国内服务热线:4006-318-218 国外服务专线:+86 20 38218341或者登录韦柏国际官网(http://www.intlmover.com.cn)在线预约下单,更多搬家经验和优惠资讯信息,可关注韦柏国际公众号 intlmover ,我们真挚期待为您服务!
关键词: 办公室搬家方案计划流程
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