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解读归档文件整理规则“编号”
来源:韦柏国际
时间:2019-01-05
  归档文件整理中,“编号”的重要性不言而喻,档案伙伴们经常为此烦恼,编辑整理相关规则解读材料,方便档案伙伴们在手机端查阅和借鉴。如果有您任何问题,敬请留言。

  编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。档号是在文件整理过程中赋予的,体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。


解读归档文件整理规则“编号”



  编制档号是对档案进行规范管理的基本要求,也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。档号能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置,在以件为单位进行档案管理的情况下,为归档文件确定唯一、合理的档号既便于管理,又能够在不同载体档案之间建立联系,为后续进行多样式、高水平的档案资源开发奠定基础。

  档号编制原则

  1994年发布的《档号编制规则》(DA/T 13-1994)是规范档号编制的一项重要标准。该标准规定的档号编制规则适用于传统立卷方法整理的档案,但并不完全适用归档文件的档号编制。

  不过,该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的。

  传送门:《档号编制规则》(DA/T 13-1994)

  档号的结构

  档案行业标准《归档文件整理规则》在规划归档文件的档号时,借鉴了《档号编制规则》中的合理部分,并尽量与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。

  1、考虑到馆室街接便利,《规则》以“年度一保管期限一机构(问题)"分类法为基准,提出的档号基本结构为:

  全宗号一档案门类代码·年度一保管期限一机构(问题)代码一件号

  其中,档号左边为上位代码,右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线“—”连接,同一级代码之间用间隔号“·”隔开。

  2、“规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类,从而采取“年度一保管期限”分类方法的,应在档号基本结构的基础上,省略机构(问题)代码,其档号结构为:

  全宗号一档案门类代码·年度一保管期限一件号

  3、为满足电子文件整理、纸质档案数字化时的特殊要求,有些单位使用子件号的概念。建议档号的基本结构为:

  全宗号一档案门类代码.年度一保管期限一机构(问题)代码一件号·子件号

  需要特别说明的是,采用其他分类方法进行归档文件整理的,其档号可以采用上述档号结构,也可以综合考虑分类方案、进馆需求等对档号结构进行相应调整,但要保证构成档号的要素齐全。而且,考虑到数据互通共享的需要,一般建议一定区域内的档号结构保持一致。

  档号编制方法

  1、全宗号

  全宗号是档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或者字母与数字的结合标识,按照《档号编制规则》编制。全宗号原则上由数字组成,也可采用字符+数字的方式编制,其中字符为全宗属性代码。全宗号不足4位的,应在全宗号前补零,如21全宗,在档号中应为0021。全宗号第一位为全宗属类代码,且全宗号不足3位的,应在全宗属类代码之后、数字前补零,如A12全宗,在档号中应为A012。

  2、档案门类代码

  归档文件的档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。其他门类档案,比如照片、录音、录像、科技、专业档案,参照《规则》进行整理时,其门类代码可以分别设置为“ZP”、“LY”、“LX”“KJ”、"ZY”,科技、专业门类需要复分的,应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822一2008)和国家基本专业档案目录执行。

  传送门:《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822-2008

  3、年度

  年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2010”。

  4、保管期限

  保管期限是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时,按照文书档案保管期限表给归档文件划定的保管期限。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年,分别以代“Y”、“D30”、“D10”标识。

  传送门:国家档案局 令 第8号 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

  如果档案整理中使用其他年度的定期保管期限,其保管期限代码为“D+年度”。如定期5年标识为D5,定期巧年标识为D巧。

  5、机构(问题)代码

  机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室用"BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

  6、件号

  件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。

  件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“0001”开始标注。以采用“年度一机构一保管期限"进行分类为例,件号应在同一年度内、同一组织机构的一个保管期限内从“0001”开始逐件流水编号。例如,办公室2010年形成的永久、30年、10年3个保管期限的归档文件,编号后形成3个流水号,即永久的从“0001”开始编一个流水件号,30年的从“0001”开始编一个流水件号,10年的也从“0001”开始编一个流水件号。

  子件号是多份文件作为一件归档文件情况下,件内单份文件排列的顺序号。子件号用3位阿拉伯数字标识,不足3位的,前面用“0”补足,如“001"。需要编制子件号的,在一件归档文件内,按照文件排列顺序从“001”开始逐份文件标注。


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关键词: 解读归档文件整理规则“编号”
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